Un décret pris le 27 juin 2019 pour l’application de la loi Elan vient notamment préciser de nombreuses mesures tendant à la simplification du fonctionnement de la copropriété, à la participation aux assemblées générales (AG) par visioconférence et à la dématérialisation des échanges.
Le décret est entré en vigueur le 29 juin 2019.
La date de la prochaine AG doit être affichée dans les parties communes avec les modalités d’inscription par le copropriétaire d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour.
Bon à savoir : il est précisé que l’affichage doit être réalisé dans un délai raisonnable, permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l’ordre du jour.
Cette mesure a pour vocation de renforcer l’information délivrée aux copropriétaires mais comporte deux lacunes : l’absence de précision du lieu d’affichage, l’absence de sanction en cas de non-respect de cette disposition (cela n’impacte par exemple pas la régularité de la convocation).
Le décret du 27 juin vient préciser les modalités d’application du nouvel article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis créé par la loi ELAN et d’application immédiate au 23 novembre 2018.
Désormais, les copropriétaires ont la faculté d’assister aux assemblées générales « par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ».
Cette mesure est destinée à lutter contre l’absentéisme des copropriétaires aux assemblées générales.
Il appartient à l’assemblée générale de décider pour la mise en œuvre de la visioconférence :
Le syndic ou le conseil syndical doit faire réaliser les devis préalables au choix de ces moyens techniques, étant rappelé que le syndicat des copropriétaires assume le coût de cette dématérialisation. Le texte ne précise pas la majorité requise à l’adoption de la décision.
Bon à savoir : tout copropriétaire souhaitant participer à l’AG virtuellement doit en informer le syndic a minima 3 jours francs avant la réunion, par tout moyen.
Par ailleurs, la loi ELAN avait introduit la possibilité de voter par correspondance mais le décret du 27 juin ne contient aucune disposition concernant les modalités de mise en œuvre de celui-ci.
Pour tenir compte de ces nouveaux modes de participation aux AG, le décret précise que la feuille de présence doit logiquement être adaptée aux circonstances :
L’accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété n’est pas une nouveauté de la loi ELAN. La loi ALUR avait déjà introduit cette disposition à l’article 18 de la loi de 1965, applicable dès le 1er janvier 2015. Il s’agissait d’une obligation pour le syndic professionnel, qui pouvait cependant en être dispensé par un vote de l’AG à la majorité de l’article 25.
La loi ELAN a introduit l’obligation de mettre à disposition un certain nombre de documents de la copropriété sur un espace dédié en ligne.
Le décret du 23 mars 2019 pris en application de la loi précise la liste minimale de documents (rien n’empêche le syndic ou le conseil syndical de compléter cette liste) devant obligatoirement être accessibles à compter du 1er juillet 2020, de manière sécurisée, par chaque copropriétaire ou membres du conseil syndical.
La liste des documents avait été fixée par le décret du 23 mai 2019 (voir supra le premier article de la présente lettre d’actualité).
Le syndic devra réactualiser chaque année les documents mis en ligne, a minima 3 mois avant que l’assemblée générale ne se tienne (nouvel article 33-1-1 du décret de 67).
L’apport du décret du 27 juin réside en ce qu’un code personnel sécurisé devra garantir que seules les personnes habilitées puissent y accéder.
Bon à savoir : les documents doivent pouvoir être téléchargés et imprimés par l’utilisateur.
Lorsque la copropriété sera dotée d’un espace sécurisé en ligne, il sera possible de mettre à disposition sur celui-ci l’ensemble des documents devant obligatoirement être joints à l’ordre du jour sous peine d’irrégularité (art. 11 du décret de 67).
Le texte précise toutefois que le copropriétaire doit manifester clairement son accord à l’utilisation de ce procédé.
Le décret vient compléter la Loi ALUR qui avait prévu que les notifications et mises en demeure pouvaient être faites par voie électronique dès lors que les copropriétaires avaient manifesté leur accord. Ainsi, l’accord exprès du copropriétaire peut porter sur les notifications, les mises en demeure ou les deux.
Cet accord peut être exprimé par le copropriétaire aussi bien à l’occasion d’une AG, dans ce cas le procès-verbal doit en faire mention, qu’à tout moment au syndic « par tout moyen conférant date certaine ».
Le retrait de cet accord se fait également à tout moment, par envoi d’un courrier recommandé ou lettre recommandée électronique.
L’appel de fonds pour les dépenses comprises ou non dans le budget prévisionnel peut être désormais envoyé par courrier simple ou message électronique, à condition que les copropriétaires aient donné leur accord exprès.
Une des grandes nouveautés introduites par le décret de 27 juin 2019 réside dans le fait que le copropriétaire pourra désormais se faire assister par son locataire (outre par un membre du conseil syndical) pour consulter les pièces justificatives de charges tenues à disposition par le syndic entre la convocation à l’AG et sa tenue. Il pourra également l’habiliter à consulter les pièces justificatives de charges récupérables à sa place.
Bon à savoir : le texte ajoute que : « Tout copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais ».
La loi ELAN a consacré le principe posé par les tribunaux selon lequel il est interdit pour le syndic de conserver, ou de distribuer à un mandataire choisi par lui, un mandat reçu de la part d’un copropriétaire et laissé vierge.
Le décret vient compléter le texte en précisant que le syndic a l’obligation de remettre ce mandat en début de séance au président du conseil syndical afin que celui-ci désigne un mandataire qui sera chargé d’exercer la délégation de vote. En l’absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le syndic remet ce mandat au président de séance désigné par l’AG (nouvel article 15-1 du décret de 67), le procès-verbal devant contenir l’identité du copropriétaire à qui il a été remis.
Jusqu’alors, le défaut d’habilitation du syndic à agir en justice, au nom du syndicat des copropriétaires, constituait une irrégularité de fond entrainant la nullité de l’assignation et l’irrecevabilité de l’action.
Principale innovation du décret : seuls les copropriétaires pourront invoquer cette absence d’habilitation du syndic pour rendre irrecevable la procédure. La personne qui n’est pas un copropriétaire contre qui par exemple le syndicat agit (un voisin, un professionnel venu faire des travaux dans la copropriété, un gardien d’immeuble etc.) ne le pourra pas.
Le décret vient compléter un texte déjà existant mais inapplicable depuis son entrée en vigueur (en l’absence de décret d’application), relatif à l’accès aux parties communes par un huissier (articles L116-6-6, R. 111-17-1 à -3 du Code de la construction et de l’habitation).
Concrètement, lorsque l’huissier ne peut accéder librement depuis la voie publique aux parties communes d’un immeuble, il doit faire une demande d’accès au syndic de copropriété en justifiant de ses qualité, motivation et identité. Le syndic doit alors lui transmettre les codes ou moyens d’accès, sous un délai de 5 jours maximum.
Sources : Décret 2019-65 du 27 juin 2019 : JO 28 texte n° 5
